Toetsing RI&E is strenger, waar moet je op letten?

Enkele aandachtspunten en tips om te komen tot een goede uitvoering van de RI&E
Hay Janssen
Hay Janssen

Onze doorgewinterde veiligheidskundige met jarenlange ervaring op het gebied van RI&E's, machineveiligheid en veiligheidsbeleid. Zijn sterke punten zijn het verbeteren van veiligheidsgedrag bij organisaties en het vaststellen van structuren, procedures en werkvoorschriften. Daarnaast weet hij als auditor alles van managementsystemen. Hay is gecertificeerd Hoger Veiligheidskundige (HVK met registernumer 36554)

Met ingang van 1 juli 2022 is de certificeringsregeling voor arbokerndeskundigen in werking getreden (Hoger veiligheidskundigen, arbeidshygiënisten en arbeids- en organisatiedeskundigen). In deze regeling wordt omschreven waar de arbokerndeskundige aan moet voldoen als deze zich laat (her-) certificeren met ingang van 1 juli 2022. De regeling heeft een overgangsperiode tot 1 januari 2025.

In het vorige blog hebben we omschreven welke invloed de certificeringseisen voor arbokerndeskundigen op de toetsing en dus ook op de RI&E hebben.

In deze blog gaan we wat gedetailleerder in op de eisen voor de RI&E. Deze eisen zijn afgeleid voor de eisen aan de toetsing van de RI&E door arbokerndeskundigen volgens de nieuwe certificeringseisen, als een RI&E niet getoetst hoeft te worden gelden dus de eisen in Artikel 5 Arbeidsomstandighedenwet en Artikel 14 Arbeidsomstandighedenwet!

Het is ten tijde van deze blog niet duidelijk of deze eisen uit de certificering van kerndeskundigen gelden voor alle RI&E’s die niet getoetst hoeven te worden!

Branche instrumenten

Branche instrumenten voor het uitvoeren van de RI&E zijn bestemd voor bedrijven in een bepaalde branche. Als een bedrijf kleiner is dan 25 fte hoeft de RI&E niet getoetst te worden. Voor grotere bedrijven moet dit echter weer wel. Een branche instrument moet dus aan de nieuwe toetsingseisen voldoen en dit is nog lang niet het geval.

Alle branche instrumenten moeten dus worden herzien of er moet verschil worden gemaakt tussen branche instrumenten voor kleine bedrijven of grote bedrijven.

Stappenplan voorbereiding RI&E

Vanzelfsprekend zijn er meerdere wegen die leiden tot een goede RI&E en plan van aanpak, maar welke weg past het beste bij de organisatie? Denk na over het eindresultaat dat je moet én wilt bereiken:

  • Wat zijn de doelstelling en reikwijdte van de RI&E?
  • Maak een communicatieplan over de uitvoering én het vervolg op de RI&E.
  • Als de RI&E getoetst moet worden, wie laten we dan dit doen? Wie doet de systeem toets en welke scope toetsen zijn vermoedelijk nodig? Laten we toetsen volgens het nieuwe certificatiesysteem of volgens het oude systeem?
  • Zorg dat het toetsingsbezoek vooraf aan de uitvoering van de RI&E plaats vindt. Je kunt dan de RI&E nog afstemmen op de bevindingen of eisen vanuit de toetser.
  • Bepaal wie, welke afdelingen of onderwerpen doet beoordelen. Als preventiemedewerker hoef je niet alles zelf te doen.
  • Maak een stappenplan voor de bezoeken en gesprekken die je gaat voeren in het kader van de RI&E. Denk hierbij aan collega’s, maar ook aan externen (bedrijfsarts, vertrouwenspersoon, kerndeskundigen).
  • Maak gebruik van arbocatalogi of (meerdere branche-instrumenten).
  • Vraag instemming aan de OR voor de wijze van uitvoeren van de RIE&E. Betrek de leden van de OR bij de uitvoering van de bezoeken en gesprekken.
  • Maak met het management vooraf afspraken over hoe de RI&E actueel wordt gehouden en het plan van aanpak wordt bijgehouden. Bepaal wat het management als resultaat verwacht.

Stappenplan uitvoering RI&E

Zo gezegd, zo gedaan. De bezoeken en gesprekken zijn leuk en leerzaam. Maar het verslag maken is andere koek.

  • Neem de tijd voor de rapportage en laat het concept door anderen lezen als tweede lezer. Werk een bezoek direct uit en bespreek het met de verantwoordelijke.
  • Maak voor het management een samenvatting van de bevindingen en adviezen, besteed hierin aandacht aan achterliggende oorzaken (BasisRisicoFactoren) en werk met grafieken.
  • Bespreek het rapport met management, OR en verantwoordelijke leidinggevers en maak het definitief. Bied het definitieve rapport ter toetsing aan, maar dit kan ook een definitief concept zijn na instemming van het management.
  • Pas naar aanleiding van de toetsing het rapport aan en geef management en OR een terugkoppeling.
  • Maak het plan van aanpak in Excel of ander instrument waarin je makkelijk de voortgang kunt volgen én grafisch kunt weergeven. Zorg dat het instrument zodanig is dat je het kunt vullen met nieuwe bevindingen uit inspecties, incidenten, overleg e.d.
De lange weg naar een plan van aanpak

Na toetsing weer toetsen?

Wat als uit de toetsing blijkt dat e.e.a. moet worden aangepast of aangevuld? Dan pas je het gewoon aan en overlegt met management en OR hoe zij hiermee omgaan. In de wet staat niet dat je daarna de RI&E weer moet laten toetsen. Maar dit kan wellicht in sommige situaties verstandig zijn.

Besef een RI&E is nooit af…