De VCA 2017/6.0 is aangepast
Met ingang van 2 april 2018 is de VCA 2017/6.0 gepubliceerd. Met ingang van 1 januari 2019 moeten de certificerende instellingen zich ook houden aan de bepalingen uit de IAF-MD 22. Een Nederlandse vertaling van deze norm is te vinden op de TÜV Nederland website.
Bent u nog gecertificeerd volgens VCA 2008? Dan gelden deze wijzigingen niet!
Wat wijzigt er voor het handboek VCA van de bedrijven?
Voor de VCA gecertificeerde bedrijven wijzigt hierdoor wel e.e.a. Deze wijzigingen zijn:
Incidenten die bij de inspectie SZW moeten worden gemeld, moeten ook bij het certificerend instituut (CI) worden gemeld. Alle meldingen zullen door de CI na melding bij de eerstvolgende audit beoordeeld worden in relatie tot mogelijk falen van het managementsysteem omdat onderzoek van incidenten een onderdeel is binnen de VCA-checklist. Meldingsplichtige incidenten zijn dodelijke ongevallen, ziekenhuis opnames en (kans op) blijvend letsel. Zie Inspectie SZW arbeidsongeval melden.
Het bedrijf moet voldoen aan geldende wet- en regelgeving en moet dus in relatie met de VCA certifcering een register hebben van geldende wet- en regelgeving.
Wat wijzigt er voor het certificatieproces?
Het certificatieproces zal ook wijzigen. De auditor zal dit vanzelfsprekend bij de openingsbijeenkomst toelichten. Om ervoor te zorgen dat alle CI’s op dezelfde wijze de MD 22 hanteren heeft de SSVV een harmonisatiedocument uitgebracht voor de CI’s.
Relevante wijzigingen hierin zijn o.a.:
- Medewerkers van onderaannemers kunnen ook worden geïnterviewd tijdens de audit. (G 9.4.4.2.)
- Alle meldingen van ernstige meldingsplichtige ongevallen (binnen de scope van VCA) zullen door de CI na melding bij de eerstvolgende audit beoordeeld worden in relatie tot mogelijk falen van het managementsysteem omdat onderzoek van incidenten een onderdeel is binnen de VCA-checklist (G.9.6.4.2)
- Indien een bedrijf in ploegendienst werkt kan de starttijd van de audit worden aangepast zodat meerdere ploegen gezien worden door de CI.
- Interviews via skype met topmanagement of personeelszaken dat aanwezig is op een andere locatie zou mogelijk kunnen zijn. Echter de voor de beoordeling van operationele activiteiten en beheersmaatregelen dient de auditor altijd fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie.
Aanpassing benodigde VCA audittijd
- De benodigde audittijd kan door de CI worden verhoogd bijvoorbeeld bij:
- strenge wet- en regelgeving (bijv. vliegtuigbouwers, kernenergiecentrales, mijnbouw)
- Bij extreem complexe processen of talrijke unieke processen
- Bij een hoog ongevalpercentage of veel beroepsziekten
- Bij relaties met publieke openbare organen.
- Als de organisatie betrokken is bij rechtzaken in relatie met veiligheid en gezondheid.
- Als er sprake is van SEVESO of BRZO-bedrijven.
- Als er binnen de scope locaties zijn in andere landen.
- De benodigde audittijd kan door de CI worden verlaagd bijvoorbeeld bij:
- Als het VCA systeem volwassen is.
- Als de organisatie ook andere gecertificeerde managementsysteem heeft voor VGM.
- Als de locatie erg klein is t.o.v. het aantal medewerkers.
Overige aandachtspunten:
- Het auditeren van activiteiten van onderaannemers beperkt zicht bij VCA tot algemene observaties en waarnemingen tijdens een rondgang op een project (werklocatie) en controle van mogelijke managementsysteem certificatie van de onderaannemers of uitleenorganisaties. Er wordt in VCA-bijlage D geen rekening gehouden met het aantal medewerkers van aannemers en hierdoor is er geen ruimte aanvullende interviews met medewerkers of het beoordelen van operationele processen of het V&G-systeem van een onderaannemer.
- Bewust en continue niet voldoen aan wet en regelgeving is wel van toepassing voor een nonconformity door de CI echter de link met de VGM-beleidsverklaring kan niet worden gemaakt omdat deze geen eis stelt m.b.t. het voldoen aan de wet en regelgeving.
- VCA beperkt zich tot projecten die zich nog in een onderhoudsfase bevinden, hier moet ook een RI&E voor zijn. Het is verstandig om in de RI&E aandacht te besteden aan mogelijke risico’s in weekenden of vakantieperiodes.
- Binnen het managementsysteem is een systematie te onderhouden t.a.v. opvolging en naleving van relevante wetgeving te beoordelen (compliance check). Er zijn geen verdere minimumeisen gesteld aan de systematiek.
- de VCA-checklist gaat uit van volledige implementatie van de vragen bij een positieve certificatiebeslissing. Waar het bevoegd gezag afwijkingen t.a.v. wet- en regelgeving heeft geaccepteerd, inclusief vastgelegde acties en plannen e.d., wordt dit als zodanig aangenomen en beoordeeld door de CI.
- Voor het doel van de VCA checklist wordt aangehouden: “het voorkomen van ongevallen bij de eigen medewerkers, tijdelijke medewerkers en de medewerkers van onderaannemers”
Het lijkt dus al met al wel veel, maar als bedrijf zijn er maar relatief weinig aanpassingen. Belangrijk is wel dat je als bedrijf gebruik kunt maken van het verminderen van de CI tijd als je in het bezit bent van andere management systemen voor veiligheid. Het hebben van bijv. de veiligheidsladder kan dus kosten besparen voor de VCA certificering!