Hoe maak je een RI&E in een organisatie levend en dynamisch?
Waar gehakt wordt vallen spaanders. Anders gezegd; waar gewerkt wordt, worden menselijke fouten gemaakt. Deze fouten leiden tot verhoogde risico’s op de werkvloer. Door risico’s vroegtijdig te herkennen voorkomt men ongevallen. Nog belangrijker, medewerkers zien dat hun arbeidsomstandigheden worden verbeterd. Dit zal de motivatie en dus productiviteit verbeteren. Continue aandacht voor arbeidsomstandigheden en veiligheid zal dus ook continu de productiviteit verbeteren. Een RI&E is hierbij een belangrijk hulpmiddel. Een Risico-inventarisatie en -evaluatie die altijd actueel is en rekening houdt met de ontwikkelingsfase waarin uw organisatie zich bevindt is dynamisch. Met behulp van een zo’n RI&E plaatst u al uw knelpunten in één document of systeem, waar door het beheer makkelijker is.
Wat zegt de wetgeving?
De Arbowet zegt in artikel 5: Bij het voeren van het arbeidsomstandighedenbeleid legt de werkgever in een inventarisatie en evaluatie schriftelijk vast welke risico’s de arbeid voor de werknemers met zich brengt. Deze risico-inventarisatie en -evaluatie bevat tevens een beschrijving van de gevaren en de risicobeperkende maatregelen en de risico’s voor bijzondere categorieën van werknemers.
De Arbowet zegt daarnaast: Een plan van aanpak, waarin is aangegeven welke maatregelen zullen worden genomen in verband met de bedoelde risico’s en de samenhang daartussen, maakt deel uit van de risico-inventarisatie en -evaluatie. In het plan van aanpak wordt tevens aangegeven binnen welke termijn deze maatregelen zullen worden genomen.
Wat zegt de Arbowet over het actueel houden van de RI&E en het plan van aanpak: De risico-inventarisatie en -evaluatie wordt aangepast zo dikwijls als de daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven.
Voor bedrijven groter dan 25 werknemers moet de RI&E altijd zijn getoetst door gecertificeerde kerndeskundigen.
Hoe houdt u een RI&E actueel?
De Arbowet geeft alleen globaal aan wanneer de RI&E moet worden aangepast, dit is de verantwoordelijkheid van de werkgever. Hoe u de RI&E actueel houdt binnen uw bedrijf is geheel afhankelijk van de bedrijfsprocessen en veranderingen en uw ambities. Als alles jarenlang hetzelfde blijft is het relatief eenvoudig om de actualiteit van een RI&E aan te tonen. Het wordt ingewikkelder wanneer risicovolle processen wijzigen of wanneer er verhuizingen of reorganisaties plaatsvinden. Het is dus verstandig om intern afspraken te maken over hoe de RI&E en het plan van aanpak actueel kunnen blijven. En natuurlijk wie hier uitvoerend verantwoordelijk voor is – bijvoorbeeld de leidinggevenden of de Preventiemedewerker. Let wel, de bestuurder is natuurlijk altijd eindverantwoordelijk. Als een bedrijf een managementsysteem heeft kan het worden opgenomen als element in de directiebeoordeling van het managementsysteem. Punten uit de management review worden dan opgenomen in de actiepunten voor het volgende jaar.
Het periodiek uitvoeren van werkplekinspecties, interne audits en arbo-overleg op alle niveaus kunnen allemaal input geven voor een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie. Als het bedrijf hierin slaagt heeft men een actuele, betrouwbare en dus een RI&E die dynamisch is.
RI&E en PlanVanAanpak® dynamisch maken
AAJ advies is van mening dat arbeidsomstandigheden en veiligheid een integraal onderdeel zijn van de bedrijfsorganisatie. Uw RI&E en het bijbehorende plan van aanpak moeten op eenvoudige wijze actueel gehouden kunnen worden en moeten kunnen fungeren als managementsturing. Ook moeten alle risicovolle bedrijfsprocessen hierin eenvoudig opgenomen kunnen worden. PlanVanAanpak® kan dit in één systeem (relationele database) voor u regelen. Vanzelfsprekend kan dit ook in Excel gerealiseerd worden. Elk plan van aanpak dat door ons in Excel is opgesteld is geschikt om dynamisch in de organisatie te worden gebruikt. Het bevat ook een dashboard om eenvoudig de voortgang te bewaken en heeft de mogelijkheid om vanuit overleg, inspecties, incidenten of audits actiepunten toe te voegen en te bewaken.